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Las decisiones que las organizaciones toman día a día son cada vez más numerosas y en una sociedad tan competitiva cobran una relevancia estratégica. Es crítico acertar en las decisiones que se toman para poder adelantarse a la competencia y en algunos casos incluso para sobrevivir. Las decisiones han de incorporar información adecuada y de calidad, debiendo  ser tomadas de forma rápida.   

 

Concepto

El concepto de Cuadro de Mando empieza  a estar muy extendido en las organizaciones. A pesar de ser una herramienta demandada cada vez más, es un tema que genera confusión y que en determinados ámbitos se considera altamente sofisticado y al alcance de pocas empresas, generalmente de gran tamaño y abundantes recursos.

Mi concepción del tema es totalmente diferente, un Cuadro de Mando es necesario para todo tipo de organización y está al alcance de cualquiera de ellas, independientemente de la actividad, tamaño, complejidad e incluso de los recursos de que disponga.

Pero ¿qué es un Cuadro de Mando? Un cuadro de mando es un panel de control en el que aparecen reflejados los indicadores clave de cualquier organización o unidad a controlar. Para que esté bien diseñado, los indicadores deberán estar vinculados a los objetivos estratégicos.

Así un ejemplo muy identificativo es el salpicadero de nuestro coche. En él nos vienen reflejados los principales indicadores que se necesitan para conducir un vehículo, como la velocidad, las r.p.m., la cantidad de combustible que disponemos y la temperatura del aceite, e incluso un  GPS que nos indica el destino al que queremos llegar.

Kaplan y Norton

Hay un modelo altamente considerado que es el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard en inglés) ideado por Robert S. Kaplan y David P. Norton.  Integra y relaciona cuatro perspectivas: financiera, cliente, proceso interno y aprendizaje y crecimiento.

Aun respetando y reconociendo la interesante labor que han realizado estos dos autores, su enfoque es, para muchas empresas, complejo y demasiado lento de implementar. Las cuatro perspectivas que contempla tienen su lógica interrelación, pero carece de flexibilidad para incorporar perspectivas adicionales, como puede ser, por ejemplo, la perspectiva medioambiental en organizaciones que su relación con el medioambiente es estratégica.

KPI y Ciclo PDCA

Plan, Do, Check, Act - Planificar, Hacer, Analizar, Corregir

Partiendo de la estrategia organizativa se han de definir los KPI o Key Performance Indicators (Indicadores Clave de Rendimiento), indicadores necesarios para poder alcanzar los objetivos que ésta se haya fijado. La elección de los indicadores no es un tema baladí, mediante ellos, se podrá medir, controlar y dirigir la organización. No se trata de acumular datos, muchas veces “menos es más”.

Es habitual que una vez definidos los indicadores, se produzca un efecto de retroalimentación en la organización, ya que podrán aflorar inconsistencias y registros sin datos o con errores que forzarán a ir depurando la información existente. Este proceso es el que se conoce como Ciclo PDCA. Se planifica, actúa, verifica y se corrige. Lo importante es siempre realizar un correcto análisis de la organización y diseño adecuado, adaptado a las necesidades específicas de cada organización. El objetivo es que la información sea cada vez de más calidad y, por tanto, más fiable. Es un proceso de mejora continua.

Las decisiones se han de tomar mediante información de calidad y confiable, pero también es necesario que ésta sea oportuna, accesible de forma fácil y que permita rápidos análisis para tomar decisiones con la celeridad que los tiempos requieren.

Presentación  

Un simple Excel bastará para recoger y visualizar los KPI relevantes de algunas organizaciones.

En otras ocasiones se dispondrá de información desperdigada en diferentes departamentos y distintas fuentes,  bases de datos, ERP, hojas Excel, etc, que habrá que aglutinar y tratar. Para resolver estas situaciones está la Inteligencia de Negocio (Business Intelligence o BI). El BI es una herramienta informática que permite vincular, consolidar, analizar y visualizar datos de manera fiable, aportando conocimiento y permitiendo obtener información relevante.

Ventajas

Un Cuadro de Mando bien diseñado facilita la toma de decisiones y la mejora de la competitividad. Con buena información no sólo se va a poder gestionar mejor y hacer crecer la empresa, sino que también se podrán tomar decisiones acertadas de reducción de costes.

Permitirá mantener una visión de largo plazo, necesaria para poder construir una organización sólida y preparada para encarar con éxito el futuro.