Inevitablemente ¿quién no vive de una forma u otra el caos en su organización? El caos es un elemento con el que tenemos que aprender a convivir hoy en este mundo nuestro de cambio permanente. Pero este caos se puede gestionar, tener un control razonable del mismo, conseguir que sea armonioso, como en esta obra de Pablo Palazuelo.

Entorno de Caos

No es fácil identificar si se tiene un buen sistema de control y se gestiona de la forma más adecuada una organización sea de la índole que sea. Mi experiencia es que en muchas más organizaciones de las que uno se imaginaría, se trabaja de una manera u otra en un entorno con un cierto grado de caos. Esto se produce, en algunos casos, porque no puede ser de otra manera,  como es el caso de las start-up, o de empresas en una situación de cambio fuerte como el sufrido en procesos de compra o de fusión, pero en otras ocasiones es debido a un caos en la gestión, de forma involuntaria e incluso intencionada.

Sí existe caos intencionado, de hecho es una técnica que utilizan los malos gestores para que parezca que son buenos y que hacen lo imposible por controlar una situación que ellos mismos generan y mitigan según sus intereses.

Analizando las actividades que hace cada área funcional, cada departamento o cada grupo de trabajo, seguramente se concluya que éstas tienen bastante sentido, porque probablemente estén hechas de una forma relativamente lógica y coherente.

La dificultad estriba en ver la organización como un todo y en darse cuenta de que la suma de las partes (áreas y departamentos) no supone una suma aritmética precisa. Es decir, que aún en el supuesto caso de que cada grupo individualmente haga sus funciones correctamente, no implica que el conjunto de la organización las haga, incluso con una buena estructura organizativa.

Motivos

¿Pero cómo se explica este tipo de situaciones? Puede ser debido a varios factores:

  • Cada área tiene sus propios intereses y, en determinados aspectos, estos pueden ir incluso en contra de los de la organización.
  • La información no se comparte totalmente por lo que se producen silos de conocimiento.
  • El conocimiento es poder y éste se protege, aunque sea de forma inconsciente.
  • Cada grupo tiene unas necesidades de información un poco diferentes de otro. Se suelen producir duplicidades y n-plicidades de actividades que con pequeñas variaciones realizan distintos grupos.

Lógicamente esto se acentúa más cuanto más grande y compleja es la organización, resultando más difícil identificar el problema.

¿Cómo se descubre? No es fácil y aquí juega un papel muy importante la experiencia de muchos años viendo múltiples situaciones de este tipo e intentando realmente resolverlas.

Métodos

Métodos de ayuda para la gestión del caos:

  • Tener un buen ERP (Enterprise Resource Planning), bien diseñado y adaptado a las necesidades de la organización y que sea flexible para enfrentarse a los cambios.
  • Crear Workflows (flujos de trabajo), que permitan no sólo identificar los ciclos de validación y aprobación de los procesos, sino almacenar información relativa al propio proceso en sí, que pueda estar disponible como consulta para los usuarios interesados.
  • Auditorías internas inter-departamentales que investiguen, desde un enfoque global de organización, los distintos procesos que se llevan a cabo en distintas partes de la misma.
  • Implantar ágiles herramientas de Inteligencia de Negocio (BI) que permitan asociar la información de distintas fuentes departamentales para obtener un repositorio de información que pueda ser compartido por todas las áreas que la necesiten, siendo la dirección la que facilite la comunicación de esta información.

Muchas veces, compartiendo información de forma adecuada, cada grupo de trabajo sólo tendría que añadir los datos que necesita de forma incremental.

En cualquier caso, hay que considerar que una empresa que se gestiona con suficiente rigor y eficiencia, en los tiempos actuales puede sufrir grandes oscilaciones de necesidades, con aumentos y disminuciones relevantes de plantilla que harán difícil la adaptación y la gestión de la información. Para que la empresa pueda ser flexible ha de poner a su alcance una estructura flexible y unas herramientas que faciliten dicha capacidad de adaptación.

Menos es más

En definitiva, se trata de hacer que menos sea más, simplificando la forma de obtener información valiosa para todos y aportando mayor valor a la organización.

Imagen: Obra de Pablo Palazuelo

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